Zakelijk groeien lukt vaak beter als je werkt met een goed ERP systeem. Zo’n systeem helpt bedrijven om hun administratie, financiën, voorraad en verkoop goed te organiseren. Veel bedrijven zijn op zoek naar een oplossing die bij hun wensen past en vinden het lastig om tussen alle aanbieders te kiezen. In deze blog lees je meer over wat een ERP systeem is, waarom het handig is, en welke bekende zakelijke oplossingen er zijn.
Wat doet een ERP systeem precies
Een ERP systeem is een programma dat verschillende bedrijfsprocessen samenbrengt in één systeem. Denk aan boekhouding, inkoop, verkoop, personeelszaken en voorraadbeheer. Werk je zonder zo’n systeem, dan heb je vaak allemaal losse programma’s voor elk onderdeel. Dat is onhandig en geeft snel fouten. Met ERP software heb je alles samen op één plek. Hierdoor kun je sneller werken, foutjes voorkomen en weet je altijd hoe het er zakelijk voor staat. Grote bedrijven gebruiken al heel lang ERP software, maar het is inmiddels ook voor kleine en middelgrote ondernemingen bereikbaar.
Bekende ERP systemen op de zakelijke markt
Er bestaan veel verschillende zakelijke oplossingen als het gaat om ERP systemen. Sommige zijn speciaal gemaakt voor winkels en webshops, andere juist voor productiebedrijven of dienstverleners. Bekende voorbeelden zijn:
- Exact
- Netsuite
- SAP ERP
- Microsoft Dynamics 365 Business Central
- Oracle ERP Cloud
Elk systeem heeft zijn eigen sterke kanten. Zo is SAP vooral populair bij grotere bedrijven omdat het veel functies biedt. Exact wordt veel gebruikt in het midden- en kleinbedrijf, juist omdat het makkelijk in gebruik is. Microsoft Dynamics 365 Business Central maakt het mogelijk om goed samen te werken met andere Microsoft producten zoals Outlook en Excel, wat prettig is als je die al veel zakelijk gebruikt. Oracle ERP Cloud werkt – zoals de naam zegt – helemaal vanuit de cloud, dus je hebt altijd en overal toegang tot je gegevens.
Voordelen van werken met een zakelijk ERP pakket
Bedrijven merken vaak al snel de voordelen als ze overstappen op een zakelijk ERP systeem. Dankzij automatische gegevensuitwisseling tussen de afdelingen hoef je zelf minder te controleren. Als iemand iets verkoopt, gaat de voorraad vanzelf omlaag en ziet de administratie het direct terug. Je hoeft ook minder gegevens over te typen, wat fouten scheelt. Veel ERP systemen maken rapporten over hoe het bedrijf ervoor staat. Dit helpt bij het nemen van beslissingen, omdat je precies ziet welke producten veel verkocht worden of waar te veel voorraad ligt. Ook werken collega’s makkelijker samen omdat alle informatie altijd up-to-date is. Dit verbetert het werk voor iedereen elke dag.
Waar let je op bij het kiezen van een ERP systeem
Bij het kiezen van een zakelijk ERP systeem is het slim eerst na te denken over wat je bedrijf nodig heeft. Wil je vooral administratie en boekhouding goed regelen? Of is voorraadbeheer belangrijk? Kijk ook naar groeiplannen, want misschien veranderen er dingen in de toekomst. Vraag je altijd af of de software past bij het aantal mensen dat ermee gaat werken, en of het makkelijk is nieuwe functies toe te voegen. Het is verstandig om na te gaan of er goede hulp en service is als je vragen hebt. Een proefversie aanvragen helpt vaak om een juiste beslissing te maken. Tot slot kunnen kosten een rol spelen. Let niet alleen op de prijs van het pakket zelf maar ook op extra kosten, bijvoorbeeld voor onderhoud of updates.
Meest gestelde vragen over beste ERP systemen
Wat is het verschil tussen ERP en boekhoudsoftware?
ERP systemen kunnen veel meer dan gewone boekhoudsoftware. Waar een boekhoudprogramma vooral voor de administratie is, zorgt een ERP systeem er ook voor dat je voorraadbeheer, personeelszaken, planning en andere onderdelen van je bedrijf samenkomen op één plek.
Is een ERP systeem alleen voor grote bedrijven?
ERP systemen zijn er voor kleine, middelgrote en grote bedrijven. Vroeger waren ze vooral voor grote bedrijven, maar tegenwoordig zijn er ook systemen die speciaal voor kleinere bedrijven zijn gemaakt.
Hoeveel kost een zakelijk ERP systeem gemiddeld?
De prijs van een zakelijk ERP systeem kan erg verschillen. Er zijn eenvoudige systemen die maar een paar tientjes per maand kosten, maar uitgebreide systemen kunnen wel honderden euro’s per maand zijn, vooral als er veel gebruikers zijn of als het systeem heel veel kan.
Wat gebeurt er met mijn data als ik overstap naar een ander systeem?
Als je overstapt naar een ander ERP systeem kun je meestal je gegevens meenemen. Vaak helpt een specialist bij het overzetten zodat je geen belangrijke data kwijtraakt. Soms is het nodig gegevens eerst te exporteren, voordat je ze in het nieuwe systeem zet.
Moet ik mijn medewerkers trainen voor een nieuw ERP systeem?
Het is handig om medewerkers te trainen als je overstapt op een nieuw ERP systeem. Zo weet iedereen hoe het programma werkt en haal je er het meeste uit. Sommige aanbieders bieden online of live trainingen aan, zodat je snel aan de slag kunt.